April 29, 2004
اطلاعیه مطبوعاتی :
اطلاع كلمه ای است مأخوذ از زبان تازی به معنی وقوف ، آگاهی و دانایی با توجه بهقواعد دستوری باید لفظ اطلاعیه چیزی منسوب به اطلاع و مترادف كلمه اطلاعی باشددر فرهنگ معین اطلاعیه اینگونه تعریف شده است « به ورقه ای اطلاق می شود كه برایآگاه كردن دیگران از امری توزیع می شود » البته لفظ اطلاعیه مفهوم وسیعتری دارد تا جایی كه بسیاری از آگهی های هشدار دهنده وبیدار كننده اداری زیر عنوان اطلاعیه در وسایل ارتباط جمعی انتشار می یابد پس اطلاعیهنمی تواند در چهارچوب اوراقی كه برای آگاهی از امری میان مردم توزیع می شودمحدود بماند . اطلاعیه مطبوعاتی در فرهنگ انگلیسی به فارسی آریان پور به عنوان مطلبمطبوعاتی جهت چاپ در روزنامه آورده شده است . برای شناخت اطلاعیه مطبوعاتیباید در درجه اول این نكته را مورد توجه قرار داد كه اطلاعیه مطبوعاتی مطلبی است بهصورت خبر و راهی برای آگاه كردن مردم از حوادث و وقایعی كه در سازمان یا مؤسسه ای اتفاِ می افتد بدین معنی كه اگر مؤسسه ای دست به اقداماتی می زند یا واقعه ای در سازمانی اتفاق می افتد و اوضاع و احوال نیز ایجاب می كند كه افكارعمومی در جریان تحولات و حوادث مزبور قرار گیرد در این صورت مسئولان روابطعمومی برای آگاه كردن افراد جامعه از آنچه پیش آمده است دست به تهیه و تنظیماطلاعیه مطبوعاتی می زنند و از این طریق مردم را در جریان امور قرار می دهند . پس عنصر اصلی اطلاعیه مطبوعاتی را خبر تشكیل می دهد و این یكی از عواملی استكه اطلاعیه عادی را از اطلاعیه مطبوعاتی جدا می سازد . در اطلاعیه عادی مراد آگاهكردن مردم از امری است كه با وقایع و اتفاقات جالب چندان ارتباط ندارد و سرو كار آنبا گروههای خاصی است و حال آنكه در اطلاعیه مطبوعاتی مقصود اصلی دادن خبر یابیان افكار و عقایدی است كه می تواند مورد توجه همگان قرار گیرد . یكی دیگر از تفاوتهای اطلاعیه عادی با اطلاعیه مطبوعاتی آن است كه اطلاعیه عادینوعی آگهی است و باید در ازای انتشار آن به وسایل ارتباطی پولی پرداخت در صورتیكه برای اطلاعیه مطبوعاتی اصولاً پولی نباید داد و مطالب آن در ردیف دیگر خبر هامنتشر می شود در حقیقت تهیه و تنظیم اطلاعیه مطبوعاتی نوعی همكاری نزدیك بینخبرنگاران و مسئولان روابط عمومی است بر اساس همین اصل كلی است كه وسایلارتباط جمعی در قبال انتشار مطالب اطلاعیه مطبوعاتی نه تنها از سازمانها و مؤسساتوجهی را مطالبه نمی كنند بلكه این همكاری را با حسن استقبال می پذیرند و در بیشتراوقات برای انتشار آن بر همدیگر سبقت می جویند از آنچه گذشت می توان در تعریفاطلاعیه مطبوعاتی گفت : «اطلاعیه مطبوعاتی عبارت است از پیامی در قالب خبر كه از طریق وسایل ارتباط جمعیبدون پرداخت پولی به آگاهی مردم می رسد و افكار عمومی را در جریان رویدادهایسازمان یا مؤسسه قرار می دهد .» مسئولان روابط عمومی در تنظیم خبر و اطلاعیه مطبوعاتی باید توجه كامل به ششعنصرآن ( كه؟ كی ؟ كجا ؟ چه ؟ چرا ؟ چگونه ؟ ) بنمایند و در انتخاب تیتر نیز دقت كنند . نویسنده اطلاعیه مطبوعاتی باید آنچنان دقتی بكار برد كه از حیث اصول خبر نگاریكوچكترین ایرادی بر آن وارد نشود و درست نظیر اخباری باشد كه روزنامه نگاران تهیهو تنظیم می كنند شاید یكی از علل حسن استقبال وسایل ارتباط جمعی از اطلاعیهمطبوعاتی این نكته باشد كه خبر آماده و بدون عیب و نقص در اختیار آنان گذارده می شود و از این رهگذر می توانند با سرعت و سهولت مقداری از نیازهایخبری خود را تأمین كنند . برخی از شركتها و ادارات برای اینكه مؤسسه خود را از دیگر مؤسسات متمایز سازندرنگ مخصوصی انتخاب می كنند و نامه های رسمی و برچسب ها و دیگر اوراِ را باهمان رنگ به چاپ می رسانند اگر مؤسسه ای دارای چنین رنگ انتخابی باشد باید درسرلوحه اطلاعیه مطبوعاتی از همان رنگ استفاده كند . علاوه بر آرم سازمان و نام سازمان ، تاریخ و شماره ترتیب اطلاعیه هم باید در بالایصفحه قید گردد معمولاً شماره تلفن و نشانی مؤسسه را در پایین صفحه اطلاعیهمطبوعاتی می نویسند . گاهی اوضاع و احوال ایجاب می كند كه خبر در ساعت معینی انتشار یابد و مقید بهزمانی باشد در این صورت باید كسی كه اطلاعیه مطبوعاتی را می فرستد زمان نشر آن راهم قید كند و مثلاً بنویسد این خبر تا ساعت 16 روز ... منتشر نشود این عمل را اصطلاحاًامبارگو می گویند در تهیه و تنظیم اطلاعیه مطبوعاتی باید تمام نشانه هایی كه در نویسندگی بكار می روددقیقاً رعایت شود و نقطه و دونقطه و علامت سئوال ، تعجب و دیگر نشانه ها در جایخود مورد استفاده قرار گیرد . ممكن است خبری كه به مطبوعات فرستاده می شود با عكس همراه باشد د ر این صورت باید در پایان متن همراه بودن عكس قید شود
April 19, 2004
مصاحبه
یكی دیگر از انواع تاكتیكهای گفتاری مصاحبه است . مصاحبه عبارتست از فعالیتیارتباطی كه طی آن رئیس مؤسسه یا سخنگوی وی رویاروی خبرنگار رسانه هایهمگانی قرار می گیرد و به سئوالات وی پاسخ می دهد . در مصاحبه مهارت ، تجربه ،تسلط و اطلاعات وسیع پاسخ دهنده می تواند ابزاری باشد برای انتقال مؤثر اخبار وپیامهای موسسه . مسئول روابط عمومی در مصاحبه همان وظایف و مسئولیت را كه در مورد كنفرانس خبری بیان شد دارا می باشد .در حقیقت مصاحبه گزارش و حاصلیاست از فراگرد ارتباط میان دو سوی ارتباط به منظور دستیابی به واقعیتی كه دارای یكیا چند ارزش خبری می باشد این گزارش ضمن آنكه تحت تأثیر ویژگیهای دو سوی اینفراگرد ارتباطی می باشد احتمالاً از عوامل درون سازمانی و برون سازمانی نیز تأثیر می پذیرد تفاوتهایی بین مصاحبه رادیو تلویزیونی با مصاحبه های مطبوعاتی وجوددارد در مصاحبه های رادیویی و تلویزیونی مصاحبه شونده شخصاً پیام خود را به اطلاععموم می رساند ولی در مصاحبه های مطبوعاتی پیام از كانال نوشته های خبرنگار به مردم می رسد در نتیجه تسلط در گفتار ، آرامش و اعتماد به نفس در بیان پیام ، آراستگیظاهر و متانت در رفتار در مصاحبه رادیو تلویزیونی بسیار اهمیت دارد . احتمال داردتأثیر یك مصاحبه كه خبر و پیام زیادی ندارد ولی بخوبی ارائه شود به مراتب از مصاحبه ای كه خبر و پیام زیادی دارد ولی به شكل بدی ارائه گردد بیشتر باشد . سه اصلاساسی مصاحبه های رادیو تلویزیونی عبارتند : 1 ـ داشتن آمادگی : مصاحبه شوند باید بخوبی بداند كه چه می خواهد بگوید . 2 ـ گفتار مختصر ولی كامل 3 ـ آراستگی ظاهر و حفظ آرامش و متانت در رفتار مصاحبه با خبرنگاران مطبوعات در فضایی غیر رسمی تر، صمیمی تر و خودمانی ترانجام می گیرد . نوشته ایكه برای روزنامه یا مجله از این مصاحبه انعكاس می یابدعبارتست از نقل مستقیم گفته هایی از مصاحبه شونده ،نقل غیر مستقیم گفته های او .بررسی سابقه موضوع ، اظهار نظر ها و انعكاس برداشت های شخص خبرنگار . مسئولروابط عمومی عملاً نمی داند كه حاصل مصاحبه به چه شكلی در مطبوعات درج میگردد عواملی چون آماده بودن و تسلط مصاحبه شونده به موضوع و برقراری ارتباطمؤثر با خبرنگاردر جریان مصاحیه و ارائه كتابچه راهنما ، نشریات ، نوشته و مطالباطلاعاتی پیرامون موضوع ، می تواند حاصل كار را برای مؤسسه سودمندتر نماید
April 11, 2004
رهنمودهای اجرایی برای برگزاری كنفرانس خبری :
1 ـ میكروفونها باید قبلاً تنظیم شده و آزمایش شوند 2 ـ به اندازه كافی صندلی در سالن پیش بینی شود به شكلی كه هر شخص بتواند بهراحتی پاسخگو را ببیند و حرفهای او را بشنود . 3 ـ محل پاسخگوی سئوالات باید كمی نسبت به خبر نگاران بلندتر باشد . وجودیادداشت و ظرف آب ضروری است . 4 ـ نور سالن كنفرانس باید در همه جا به حدی باشد تا هر كس بتواند نوشته ای را بخواندو یا یادداشت بردارد . 5 ـ لوازم التحریر از قبیل خودكار ، مداد و كاغذ از هر نوع و به اندازه كافی باید پیش بینیشده و در دسترس باشد . 6 ـ جریان كنفرانس از ابتدا تا انتها باید توسط ضبط صوت ضبط گردد . 7 ـ لیستی از خبرنگاران كه در كنفرانس حاضرند و مطبوعاتی كه نماینده آن هستند تهیه شود . 8 ـ از آنجائیكه برای رسانه های همگانی عكس اهمیت زیادی دارد چنانچه لازم باشدچند دقیقه اول به خبرنگاران عكاس فرصت داده شود كه عكسهای دلخواه خود را از هرزاویه ای كه مایلند بگیرند . 9 ـ محلی برای استقرار دوربین تلویزیونی ، چنانچه در برنامه منظور شده پیش بینی شود . 10 ـ چنانچه بنا به دلایلی مصاحبه اختصاصی با یك رسانه پس از كنفرانس پیش بینیشده است نباید اطلاعات و خبر بیشتر از آنچه كه در كنفرانس خبری بیان و اعلام گردیدهدر اختیار این رسانه قرار داد . 11 ـ با ارسال نامه ای به دفتر رسانه های همگانی كه خبرنگارانشان را به كنفرانس اعزامداشته بودند از آنها تشكر كنید
April 08, 2004
كنفرانس خبری :
شخصی كه برای عده ای سخنرانی می كند یك ارتباط دو جانبه بر قرار می سازدمخاطبین پیامهای او را دریافت می كنند و آنرا یا می پذیرند یا رد می كنند در طولسخنرانی با گوینده وارد گفتگو نمی شوند تنها در انتهای سخنرانی احتمالاً سئوالاتی رامطرح می نمایند . كنفرانس خبری عبارت از آن شكل از تاكتیك گفتاری است كه ازطریق آن اخبار ، اطلاعات و عقاید گوینده به سرعت از طریق رسانه های همگانی بهاطلاع عموم می رسد . از نقطه نظر روابط عمومی كنفرانس خبری یك اقدام مثبت و مساعد است كه روابطعمومی با توجه به حضور نمایندگان وسایل ارتباطی می توانند طرحها ، اقدامات ونظرهای خود را بیان نماید . برنامه ریزی و اداره یك كنفرانس خبری : پس از اینكه فكر كنفرانس خبری از ذهن مدیر مؤسسه و یا مسئول روابط عمومی گذشتباید با دقت به این سئوال اصلی پاسخ دهد كه آیا برپایی كنفرانس خبری ضرورتی دارد یا نه ؟ در پاسخ به این سئوال باید توجه كرد چنانچه خبری به مفهوم رسانه های همگانی داریددایر كردن كنفرانس خبری ضرورت دارد و در غیر اینصورت چنین كاری نكنید . اگر خبرنگاران در محل كنفرانس حاضر شده و با اعلام خبری مواجه نشوند و یا مشتیتبلیغات بشنوند و با دستی خالی به محل كار خود باز گردند ارتباط بین مؤسسه و رسانه هاتیره خواهد شد و فرصتهای آینده از روابط عمومی مؤسسه گرفته می شود و كنفرانسخبری بعدی نیز در بین نخواهد بود . اگر خبر در حد یك كنفرانس خبری اهمیت ندارد مسئول روابط عمومی با تجربه و باهوش آنرا بصورت یك اطلاعیه خبری تهیه و در اختیار رسانه های همگانی قرار می دهد و با پیگیری ، فرصت درج و پخش آنرا فراهم می آورد . یك كنفرانس خبری باید به دقت برنامه ریزی شود . دعوتنامه ای باید تهیه و حداقل یكهفته قبل از تاریخ برگزاری كنفرانس به رسانه های همگانی ارسال شود . باید دقت كردبرای همة وسایل ارتباطی و سازمانهائیكه به خبر علاقمند هستند فرستاده شود . همراه با دعوتنامه بهتر است مطالب اطلاعاتی و خبری فرستادتا مسئولین رسانه ها نسبتبه خبر آگهی قبلی پیدا كنند و خبرنگار مناسب را به كنفرانس اعزام دارند . در دعوتنامهباید زمان مكان و شخصی كه به سئوالات پاسخ می دهد معین گردد . در طول كنفرانس خبری چنانچه سئوالی از سوی خبرنگاری پرسیده شود كه به دلایلیپاسخ گویی به آن مصلحت نباشد باید با خونسردی و نزاكت كامل گفت من مطمئن هستمتأیید خواهید فرمود كه پاسخ به این سئوال و انتشار این خبر از اسرار است چنانچه كسیبه سئوالات پاسخ می دهد عصبانی شده و یا با بی اعتنایی و یا بدبینی رفتار نماید مطمئنباشید كه خبرنگاران نیز متقابلاً همین احساس و رفتار را در پیش می گیرند و فضای بیاعتمادی حاكم بر كنفرانس ، نتیجه را فاجعه آمیز می كند . راهنمایی های عملی زیر بهكسی كه به سئوالات پاسخ می دهد كمك می كند تا با بهترین شكل جریان كنفرانس راكنترل و هدایت كند . 1 ـ هرگز مطلبی را اعلام نكنید و بعد از خبرنگاران بخواهید كه آن را در رسانه ها پخش و درج نكنند . 2 ـ هرگز به سئوالات پاسخ دروغ ندهید . اگر در برابر پرسشی قرار گرفتید كه پاسخ آنرانمی دانید و یا نمی خواهید بیان كنید بهترین راه این است كه مؤدبانه بگویید « در اینمورد نظری ندارم »
